Sobre los Registros de la Propiedad y, dentro de poco, ¿también Civiles?

En el mes de diciembre del pasado año me dirigí al Colegio de Registradores para realizar una consulta sobre el derecho de acceso a los libros de los Registros de la Propiedad. Me encontraba realizando un trabajo sobre historia agraria –porque no sólo hago genealogía– para el que precisaba consultar determinada documentación en un Registro de la Propiedad de la provincia de Sevilla.
Mediante la consulta de la historia registral de dos fincas, dos grandes explotaciones agrícolas del Aljarafe sevillano, buscaba obtener datos sobre la titularidad y la extensión de las mismas en el primer tercio del siglo XX y, al mismo tiempo, otros nuevos que me permitiesen continuar mi investigación con otro tipo de fuentes, como protocolos notariales o contadurías de hipotecas, pero ya en el siglo XIX.

Meses atrás había tenido una muy buena experiencia en un Registro de la Propiedad de la ciudad de Sevilla en el que me facilitaron copia de la historia registral de una finca rústica, es decir, fotocopias de los libros originales, abonando la tasa o arancel correspondiente –algo menos de 4€ por certificación que, por el número de fotocopias, no llegaban para pagar los costes de papel e impresión–, pero la respuesta de un segundo Registro, en principio negativa, luego evasiva y no coincidente con el anterior, me hizo realizar una consulta al Colegio de Registradores.
Mi consulta, realizada por correo electrónico el 18 de diciembre, tras mantener una conversación teléfonica con el centro de atención al usuario, decía así:
Estimados Sres.,
Como me han indicado por teléfono, les remito una serie de preguntas acerca del acceso a la información de los Registros de la Propiedad y qué tipo de información puedo obtener si, como historiador, estoy realizando una investigación histórica sobre un determinado bien. Les remito esta cuestión ante el distinto tratamiento y las diversas respuestas que he recibido en diferentes Registros de la Propiedad sobre este particular.
En cuanto al interés legítimo, ¿puede considerarse la investigación histórica como interés legítimo? Si el Registrador, de entrada, estima que no, ¿a qué ley/norma/instrucción o institución se puede recurrir para que se dirima si la investigación histórica de bienes inmuebles rústicos o urbanos, especialmente entre 1860 y 1950, aproximadamente, constituye un interés legítimo?
Si el Registrador estima que existe este interés legítimo, ¿qué ley/norma/instrucción ampara al usuario a la hora de solicitar notas literales, es decir, fotocopias, de las inscripciones registrales? Especialmente, de inscripciones de hace 30, 40, 50 o más años ya que no estamos hablando de notas simples de la actualidad ni de hace 10 ó 20 años.
Si no es posible obtener notas literales, ¿qué ley/norma/instrucción especifica a qué tipo de información se puede acceder? ¿A toda o sólo a una parte? ¿Y en qué formato (nota, certificación…) puede y debe facilitarla el Registrador?
En este sentido, ¿en qué medida afecta la LOPD a este tipo de investigaciónes cuyo objeto es la historia del bien en el pasado y no en el presente? Si tenemos en cuenta que la LOPD no afecta a personas fallecidas (en PDF), ¿afectaría la LOPD a todas las inscripciones del Registro de la Propiedad o sólo a aquellas a partir de una fecha (1890, 1900, 1910, 1920…) que el Registrador pueda determinar en la que todas las personas citadas hubiesen fallecido? Si no se puede alegar la LOPD, ¿puede el Registrador alegar otra ley/norma/instrucción para denegar el acceso a la información contenida entre 1860 y 1900-1910, aproximadamente, en las que las personas se presuponen todas fallecidas?
Dado que los Registros de la Propiedad guardan documentación desde 1860, ¿la documentación de estos Registros no forma parte del Patrimonio Documental Español? En este caso, si entendemos que forman parte de dicho Patrimonio, ¿no sería de aplicación el plazo de 50 años (con indepedencia de que las personas hayan fallecido o no) que establece la Ley de Patrimonio Histórico para la consulta de libros e inscripciones de hace más de 50 años?
Un saludo,
Fernando Hidalgo Lerdo de Tejada. Licenciado en Historia. Colegiado núm. 5856 del Ilustre Colegio Oficial de Licenciados en Filosofía y Letras y Ciencias de Sevilla y Huelva.
A esta «discrepancia de funcionamiento» entre Registros hemos de añadir que la exhibición de la normativa aplicable sobre la manifestación de los libros no se hace de igual forma en todos los registros –se agradecería que todos los Registros de la Propiedad exhibiesen dicha normativa a la entrada de los mismos, como hace uno de ellos en Sevilla– y que un tercer registro, de otra provincia y para otro trabajo de investigación, me ofrecía la posibilidad de «manifestarme los libros originales» pero en ningún caso obtener fotocopias (véase el primero) o tomar notas (véase el segundo).

Por ello, remití, el 16 de enero, dos nuevas preguntas relacionadas con mi anterior petición, y que decían así:
Estimados Sres.,
En relación con la consulta anexa, remitida el pasado 18 de diciembre, me permito hacer dos consultas más sobre este particular (la investigación histórica como interés legítima y la forma de acceso y reproducción):
1.- Adjunto les remito una imagen adjunta sobre la manifestación de los libros del Registro de la Propiedad, la cual se encuentra en la entrada de uno de los Registros de la Propiedad de la ciudad de Sevilla. De su exhibición deduzco que la «manifestación de los libros» será posible siempre y cuando se cumplan con los requisitos, precauciones y honorarios que se indican. ¿Es posible que el Registrador, sin conocer el interés legítimo alegado, descarte de entrada esta posibilidad?
2.- Por otra parte, hecha la consulta con distintos archiveros, todos coinciden en afirmar que «el derecho de acceso conlleva el derecho de reproducción». Desearía saber si este principio es aplicable, o no, a los Registros de la Propiedad y cómo es posible que, atendiendo o no a este principio, unos Registros me faciliten fotocopias, otros no y otros, incluso, me digan que pueden exhibirme los libros pero no puedo tomar notas.
Finalmente, el 5 de febrero recibí la respuesta y, pocos días después, los medios de comunicación comenzaron a publicar que los Registros Civiles pasarían a ser gestionados por los Registros de la Propiedad, una cuestión que preocupa a funcionarios, ciudadanos y, por supuesto, genealogistas. Anteriormente, ya había escrito sobre la investigación en los registros civiles y de la propiedad y los efectos para la investigación genealógica de determinadas disposiciones legales, por lo que quiero exponeros hoy mi visión sobre este «traspaso».
Desde mi punto de vista, lo más grave de todo este asunto no es que se «privatice» el Registro Civil o se cobre por un servicio, el de la expedición de certificaciones de nacimiento, matrimonio y defunción, sino que la gestión de los mismos quede al libre albedrío o capricho del registrador de turno. Como podréis leer en la respuesta del Colegio de Registradores la ley otorga amplísimas facultades, por no decir «plenos poderes», a cada registrador para que determine el modo y la forma en la que procede la manifestación de los libros en su registro. ¿Sucederá lo mismo a la hora de expedir certificaciones literales de nacimiento, matrimonio y defunción con fines de investigación histórica y genealógica? Los registradores de la propiedad de turno, ¿valorarán nuestro interés legítimo en todas y cada una de nuestras peticiones de registro civil? Mucho que temo que no es una cuestión de tasas o aranceles. Si la publicidad y la manifestación de los libros del registro de la propiedad en la actualidad es toda una odisea para aquellos cuyo interés legítimo es la investigación histórica, ¿qué será de la expedición de certificados de registro civil por parte de los registros de la propiedad con fines de investigación genealógica? Si en algunos Registros Civiles ya se ponían trabas a la obtención de certificaciones para la investigación genealogía, incluso algunos directamente las denegaban, ¿qué no harán los Registradores cuando asuman los Registros Civiles? Sinceramente, no entiendo por qué la documentación centenaria de ambos registros no pasa, como sucede con los protocolos notariales, a los archivos históricos provinciales, ¿acaso no les afecta la Ley de Patrimonio Histórico? ¿y el principio de derecho de acceso, y reproducción, a los archivos y registros públicos?
Termino, ahora sí, con la respuesta del Colegio de Registradores (el subrayado es mío).
Estimado Sr. Hidalgo:
En primer lugar rogamos disculpas por el retraso en nuestra contestación, pero por motivos de trabajo no nos ha sido posible contestar previamente a su correo, y a la ampliación del mismo remitido la semana pasada.
La cuestión del acceso al contenido de los libros registrales y los diferentes instrumentos de publicidad formal mediante los cuales ha de expedirse la información solicitada al Registro de la Propiedad no resulta una cuestión baladí, y por tanto, cada solicitud debe ser estudiada con deteminimiento y emitida ajustándose a los postulados normativos vigentes.
Los artículos 221 y 222 de la Ley Hipotecaria así como el artículo 332 del Reglamento Hipotecario estipulan el procedimiento registral y los requisitos de acceso y limitaciones existentes para la expedición de los diferentes tipos de publicidad formal.
A la hora de expedir notas simples o certificaciones de sus libros el Registrador ha de determinar o calificar si el solicitante de información acredita suficientemente tener un interés legítimo, justificación necesaria y que viene a ser exigida por la normativa vigente.
Respecto del interés, existen múltiples Resoluciones e Instrucciones de la Dirección General de Registros y del Notariado, que vienen a establecer qué tipo de interés permite el acceso a los libros o al contenido de los mismos, y cuál es la función que debe ejercer el Registrador a la hora de valorar el mismo. En este sentido, de forma meramente informativa citamos la Resolución de la DGRN de uno de abril de 2013.
El Registro de la Propiedad es público, siempre y cuando, se acredite un interés legítimo acorde a la solicitud de información realizada. La calificación de dicho interés le corresponde al Registrador de la Propiedad que, en cada caso concreto, corresponda.
La normativa registral establece que el acceso al contenido registral de los libros exige la acreditación de un interés legítimo, entendiéndose que dicho interés debe ajustarse a las finalidades propias de la institución registral, es decir, a la investigación jurídica, patrimonial,o económica, pero no la investigación privada de datos no patrimoniales contenidos en el Registro, de manera que el registrador sólo podrá dar publicidad de los mismos si se cumplen las normas sobre protección de datos (artículos 18.4 de la Constitución <<habeas data>>, vid. Sentencia del Tribunal Constitucional 254/1993)[Resolución DGRNA 1 de abril de 2013].
Por tanto, en principio todo interesado en acceder a datos registrales deberá justificar o acreditar que su interés se fundamenta en conocer la titularidad y cargas, y limitaciones de los derechos inscritos relativos a alguna operación del tráfico inmobilidario que esté interesado en realizar.
La Instrucción de 1998 de la Dirección General de Registros y del Notariado refiere que la publicidad registral ha de ser jurídica, por cuanto que su finalidad es la de probar, judicial y extrajudicialmente la existencia, extensión, y límites del derecho inscrito, así como la de agilizar el tráfico jurídico y dar certeza de la contratación, garantizando de esta forma el principio de seguridad jurídica consagrado en la Constitución; directa, permitiendo el acceso a todo aquél interesado y adoptando las medidas necesarias que garanticen la integridad del archivo, y ofreciendo una información de carácter veraz; y profesional, siendo responsables los Registradores de reflejar fielmente en la publicidad formal que expidan el contenido de los asientos registrales, señalando la Instrucción de referencia que la publicidad formal no puede consistir en la mera reproducción xerográfica o literal de los asientos registrales… Los datos sensibles de carácter personal o patrimonial contenidos en los asientos registrales no podrán ser objeto de publicidad formal ni de tratamiento automatizado, para finalidades distintas de las propias de la institución…
En cuanto al acceso del contenido de los libros, queda bajo calificación exclusiva del Registrador, como garante de la integridad y del contenido de los archivos de su Registro, determinar cómo se efectuará la manifestación de los mismos de entre los diferentes instrumentos de publicidad formal existentes, así lo establece el artículo 332 , apartado cuarto, cuando señala << 4. La manifestación, que debe realizar el Registrador, del contenido de los asientos registrales tendrá lugar por nota simple informativa o por certificación, mediante el tratamiento profesional de los mismos, de modo que haga efectiva su publicidad directa al interesado, asegurando, al mismo tiempo, la imposibilidad de su manipulación o televaciado. En cada tipo de manifestación se hará constar su valor jurídico. La información continuada no alterará la naturaleza de la forma de manifestación elegida, según su respectivo valor jurídico>>.
Por tanto, todo interesado en obtener información de los Registros deberá justificar en la instancia de solicitud el motivo de su consulta, debiendo ajustarse el interés a alguna de las finalidades registrales. Dicho interés, deberá ser calificado y valorado por parte del Registrador competente, quien dentro de las funciones que le atribuye la legislación hipotecaria, deberá determinar si el interés resulta suficiente para la expidición de la información solicitada, y siendo necesario adoptar las precauciones necesarias de escrupuloso control, custodia y conservación de sus archivos, el medio a través del cual deberá ofrecer dicha información, determinando qué datos puede ofrecer y cuáles debe omitir a fin de cumplir con las finalidades propias del Registro y con las normas de protección de datos.
Finalmente, no debemos olvidar que el Registro de la Propiedad no actúa como archivo histórico, sino que se constituye como un archivo de tráfico jurídico.
Para concluir, le recomendamos encarecidamente que exponga todas sus dudas ante el Registrador competente, determínele el objeto de su investigación, y los motivos de consulta, no dudamos que el Registrador a la vista del caso concreto le justificará su decisión y le aclarará cuantas dudas pueda tener respecto de su solicitud.
No obstante, estamos a su disposición para cualquier nueva consulta que desee formular.
Reciba un cordial saludo,
Servicio Registral de Protección a los Consumidores
Colegio de Registradores de España
C/Diego de León, 21 planta baja
28006 Madrid
Tel.- 900 10 11 41
Esta respuesta se facilita como servicio de atención a los consumidores del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, de suerte que en modo alguno condiciona la calificación que realice el Registrador competente (artículo 18 de la Ley Hipotecaria), en vista de los documentos aportados y de los asientos del Registro.